Account e Permessi
Tutorial Gestione Account e Permessi con TermoGest
TermoGest è il gestionale in cloud sviluppato per i Centri Assistenza Tecnici (soprattutto del settore termoidraulico) e ne consente l’utilizzo sia in versione ufficio-segreteria che in versione operativa-tecnica.
Le funzionalità visualizzate nel gestionale sono diverse in base alla tipologia di account che accede e diamo la possibilità di creare personalizzazioni ad hoc per una gestione ancora migliore dell’azienda.
Sappiamo quali sono le esigenze delle nostre aziende clienti, diamo dei suggerimenti ma lasciamo massima libertà di configurazione.
Il numero di account disponibili dipende dal piano di abbonamento scelto, ma è possibile acquistare ulteriori slot segretaria o tecnico in qualsiasi momento.
18 Aprile 2024
Tipologie di Account
Su TermoGest esistono principalmente due tipologie di account, ciascuna con caratteristiche operative distinte: l’account di tipo Segretaria e l’account di tipo Tecnico. A queste si aggiunge un terzo tipo, l’Amministratore-Titolare ovviamente.
Esploriamo nel dettaglio la gestione di Account e Permessi in questo articolo del blog con video YouTube.
Iniziamo dall’account di tipo Amministrativo/Segreteria, pensato per chi lavora in ufficio e si occupa di gestire gli appuntamenti, pianificare le manutenzioni, emettere le fatture e molto altro ancora.
Ogni account segretaria può essere impostato come amministratore e ovviamente è possibile inserire più amministratori nel proprio gestionale .
Questo tipo di account offre accesso alla sezione “Gestione Utenti”, dove è possibile creare nuovi account, definire i permessi e modificare le credenziali di accesso.
L’amministratore ha anche accesso alla sezione molto importante “Gestione Dati Aziendali” coi dettagli per le fatture dell’abbonamento a TermoGest, il logo da applicare ai documenti aziendali e i dati per interfacciarsi con il Sistema di Interscambio tramite il modulo di Fatturazione Elettronica, se in uso. Ogni volta che si effettuano delle modifiche in questa sezione viene inviata automaticamente un’email di riepilogo.
L’account segretaria dispone di alcune sezioni aggiuntive rispetto all’account dei tecnici: “Bacheca”, “Note Segretarie” e “Manutenzioni”. La bacheca è la sezione che raccoglie grafici utili per capire l’andamento dell’azienda nel tempo e aiutare a prendere decisioni importanti. Le note fungono da calendario di promemoria e permettono la creazione di post-it virtuali. Le manutenzioni aiutano invece nella ricerca e programmazione delle manutenzioni in scadenza.
L’account segretaria si crea tramite il pulsante apposito dove è richiesto l’inserimento di un username (la prima parte è la ragione sociale uguale per tutti gli utenti) e una password di almeno 12 caratteri. Si può scegliere se renderlo amministratore e personalizzare i permessi, ossia scegliere quali sezioni far vedere.
Il secondo tipo è l’account dei Tecnici: anche loro possono infatti effettuare l’accesso al gestionale tramite delle proprie credenziali create sempre nella sezione “Gestione Utenti”.
Sebbene non sia obbligatorio concedere l’accesso su TemoGest ai tecnici, è altamente consigliato.
Gli account dei tecnici, di default, sono abilitati per vedere esclusivamente i propri appuntamenti. È possibile però dare accesso ad ulteriori sezioni sempre tramite l’impostazione dei permessi.
Attraverso la sezione dedicata agli “Appuntamenti Oggi”, i tecnici possono infatti visualizzare autonomamente gli appuntamenti assegnati, utilizzare agevolmente le proprie mappe sulle app per raggiungere i clienti, ma anche compilare il rapportino di intervento, il Rapporto di Efficienza Energetica e il documento di firma per la privacy firmandoli digitalmente.
Introduciamo anche il terzo tipo di account TermoGest: è un ibrido che combina le funzionalità dei due precedenti. È stato pensato per i titolari che operano sia in ufficio che sul campo.
Per creare questo tipo di account, è prima necessario partire da un account segretaria con relative credenziali e un tecnico senza l’accesso diretto. Fatti questi due passaggi, è sufficiente effettuare l’accesso al gestionale tramite l’account segretaria e dalle configurazioni dei tecnici cliccare su modifica selezionando tecnico corretto e “Associa al mio utente” per accorparli tra loro.
Così facendo, sarà possibile accedere a tutte le funzionalità utilizzando un unico accesso e una sola password.
Scelta dei Permessi
Ogni account può essere personalizzato attraverso i permessi, al fine di garantire un’esperienza ottimale. Per gli account Amministrativi, i permessi includono molti aspetti, che vediamo insieme uno ad uno.
- Gestione Dati Completa: questo permesso consente la gestione completa dei dati, inclusa la possibilità di eliminare informazioni dal gestionale. È importante valutare attentamente a chi concedere questo permesso, poiché potrebbe comportare rischi di errori involontari, specialmente per i nuovi assunti o per alcuni tecnici.
- Sezione Fatture: abilita l’utente a visualizzare la sezione relativa alla fatturazione elettronica, compresi gli aspetti riguardanti le voci di SdI in Uscita, SdI in Entrata e i preventivi. È utile per il personale amministrativo, ma potrebbe non essere necessario per chi gestisce gli appuntamenti o per i tecnici. Può anche essere lasciato come unico permesso se si desidera concedere l’accesso al gestionale al commercialista per il controllo delle fatture direttamente da TermoGest.
- Gestione Configurazioni: abilita alla sezione di configurazione delle funzionalità del gestionale. Si tratta di un permesso importante che è consigliabile non concedere a chi è alle prime esperienze col gestionale, al fine di evitare possibili errori.
- Visualizzazione e modifica dell’anagrafica cliente, indispensabili per chi si occupa di segreteria.
- Abilita Reports: consente l’accesso alla sezione dei report e permette di estrarre informazioni dal gestionale attraverso filtri appositi e di scaricarle in Excel o PDF.
- Sezione Magazzino: si articola in due permessi distinti, uno per la sola visualizzazione e uno per la modifica. Se viene abilitata solo la visualizzazione, gli articoli possono essere selezionati negli interventi e spostati da un magazzino all’altro, ma non possono essere modificati o eliminati manualmente. In genere, ai tecnici, viene abilitato solo il permesso di visualizzazione così da non compromettere per errore le varie giacenze.
- Sezione Archivio Documenti: abilita l’accesso alla sezione indicata nella sua interezza. Se si vuole consentire l’accesso solo a cartelle o file specifici, è consigliabile procedere direttamente dalla sezione dell’archivio documenti.
- Messaggi: sono disponibili due tipi di permessi, uno relativo alla sola scheda cliente e uno che riguarda l’intera sezione… comprende tutti i messaggi inviati dal gestionale con la possibilità di filtrarli.
- Disattivare (e riattivare) una scheda anagrafica: quando una scheda viene disattivata, non è più modificabile e non è possibile programmare appuntamenti di alcun tipo. Questo è particolarmente utile in situazioni in cui non si lavora più per quel cliente, ma si desidera conservare il suo storico senza il rischio di contattarlo o programmare appuntamenti per errore.
Passando ai permessi dei tecnici, come detto di default i tecnici vedono esclusivamente l’agenda con i propri appuntamenti, ma è possibile estendergli la visualizzazione di più dati relativi alla scheda cliente.
I permessi su Interventi, apparecchi, chiamate, libretti, contratti, preventivi, fatture e note riguardano le sottosezioni della scheda cliente e funzionano esclusivamente se è abilitata la visualizzazione dell’anagrafica. Può essere utile dare al tecnico questi permessi per visualizzare lo storico interventi oppure per aggiungere apparecchi in autonomia.
Oltre a questi, in TermoGest sono presenti i permessi relativi alla Visualizzazione e modifica dell’agenda tecnici, chi ha abilitato queste opzioni può vedere tutti gli appuntamenti in agenda e modificarli.
Il permesso “Capo tecnico” non solo consente la visualizzazione di tutti gli appuntamenti di tutti i tecnici, ma permette anche di completare gli interventi. Come suggerisce il nome stesso, questo permesso è particolarmente utile per i tecnici che devono supervisionare l’operato dei propri colleghi.
Ci sono poi i permessi relativi alla sezione delle Chiamate, con possibilità di apportare modifiche. Questo è utile se nella gestione aziendale i tecnici possono visualizzare i lavori ancora da programmare e eseguirli, se necessario.
Infine, l’ultimo permesso riguarda l’Accesso completo alla sezione clienti, consente cioè di creare nuove anagrafiche oltre a visualizzare e cercare tutti i clienti presenti nel gestionale. Si tratta sicuramente di un permesso importante, ma non adatto a tutti gli account.
Conclusioni
I Permessi sono progettati per rendere il gestionale il più adatto possibile al ruolo dell’utente e al tipo di gestione desiderata. Non esiste una configurazione migliore di un’altra, dipende dalle esigenze della tua azienda.
In ogni caso è sempre possibile modificarli in qualsiasi momento con TermoGest, per migliorare e rendere più efficiente il lavoro di titolari e dipendenti.
Alessia Spadaccini
Per TermoGest Alessia gestisce il Web Marketing, collabora col team di Assistenza e gli Sviluppatori.