Rapportino di Intervento
Tutorial Compilazione Rapportino di Intervento con TermoGest
Siamo consapevoli che per i Centri Assistenza come il tuo è fondamentale poter compilare un rapportino dell’intervento eseguito presso un cliente, ossia il documento che attesta il lavoro eseguito, i ricambi utilizzati e altri dettagli utili.
Grazie a TermoGest è possibile crearlo rapidamente tramite la voce “Interventi”, che permette di registrare nel dettaglio cosa è stato fatto durante l’appuntamento, acquisire la firma del cliente e generare un documento da stampare o inviare via email al cliente.
L’intervento in TermoGest può essere compilato dal tecnico sul posto se dispone dell’accesso al gestionale e di un dispositivo come smartphone o tablet… oppure dalla segretaria che ne assume il compito.
Consigliamo di far effettuare questa operazione direttamente al tecnico per registrare facilmente la firma del cliente senza moduli cartacei e per snellire il lavoro della segreteria.
6 Febbraio 2024
Creazione dell'Intervento
L’intervento può essere creato in due modi con TermoGest:
- Il primo si effettua partendo da un appuntamento programmato in agenda. Il tecnico dal proprio dispositivo o la segretaria dovranno semplicemente cliccare su “completa intervento” e verranno automaticamente indirizzati alla pagina giusta. In questo caso alcuni campi verranno pre-compilati con le informazioni precedentemente inserite dall’appuntamento.
- Il secondo metodo invece inizia dalla scheda cliente, in particolare dalla sottosezione “interventi” e utilizzando il pulsante “nuovo intervento”. Si utilizza quando vuoi inserire un intervento del passato nello storico del cliente (così da averlo sempre a disposizione per la consultazione) oppure nel caso in cui si decide di fare un lavoro all’ultimo minuto senza passare prima per una programmazione in agenda.
Esploriamo nel dettaglio la compilazione di un Intervento in questo articolo del blog con video YouTube.
Per compilare un intervento è importante che siano inserite correttamente queste tre voci: Data, Tipologia intervento e Apparecchi coinvolti. Soprattutto nel caso di una manutenzione, è fondamentale che siano correttamente compilati, perché il gestionale utilizza questi dati anche per aggiornare la data di scadenza di manutenzione.
Capita infatti che venga contattata l’assistenza per una data di manutenzione non aggiornata, il motivo nella maggior parte dei casi è la dimenticanza dell’informazione sull’apparecchio. Nel caso in cui il lavoro sia stato fatto su più apparecchi è possibile inserirli cliccandoci semplicemente sopra.
Subito sopra queste informazioni si trova la sezione “Intestazione Cliente”, utile nel caso in cui si voglia intestare il rapportino ad un nominativo diverso rispetto alla scheda cliente di partenza (per esempio il compagno del responsabile dell’impianto) o per correggere i dati del cliente. Nel caso di cambio responsabile si può procedere mettendo il flag su “Aggiorna i dati anche su Scheda cliente”, in questo modo verrà sovrascritto il nominativo non solo per questo singolo rapportino ma anche all’interno della scheda cliente.
Inserimento di Ricambi e Servizi
Il tecnico può selezionare i ricambi utilizzati dal menù a tendina inserendo il codice o il nome dell’articolo. Viene inoltre visualizzata l’informazione sulla quantità disponibile nel magazzino di riferimento. Gli articoli vengono automaticamente scaricati dalla giacenza del magazzino ad intervento concluso.
Se hai creato più magazzini (per esempio è comune creare quello dei furgoni) è possibile assegnarlo al tecnico così che possa scegliere i ricambi (e scaricarli) solo da lì. Questa preferenza va impostata in configurazioni / tecnici.
Tornando all’intervento, una volta scelto il ricambio in automatico i campi relativi al prezzo vengono pre-compilati come da magazzino e modificandone la quantità il gestionale aggiornerà il totale unitario, ma è sempre possibile modificare il prezzo del ricambio, TermoGest provvederà a ricalcolare il totale.
Stessa cosa per i servizi che devono prima essere aggiunti dalle configurazioni. Per servizi intendiamo tutte quelle voci di prezzo a listino dei servizi offerti come potrebbe essere il costo della manutenzione, il costo dell’applicazione del bollino, ecc. Molto utile anche per evitare che il tecnico scriva a mano la descrizione dei vari servizi rischiando di commettere errori e come listino prezzi standard che il tecnico può usare come riferimento.
Inserendo l’imponibile e l’iva il gestionale calcolerà automaticamente il costo totale dell’intervento, vale anche al contrario quindi inserendo il totale l’iva verrà scorporata e calcolato l’imponibile. Si può inoltre scegliere che le informazioni relative ai servizi vengano copiate in automatico nel rapportino alla voce descrizione.
Impostazione di Prezzi Ivati o con Imponibile
Successivamente è possibile trovare il campo IVA che riguarda le voci: chiamata, manodopera e rimborso km. Viene pre-compilata con l’impostazione inserita all’interno della scheda cliente su “Dati Extra”. Possibile specificare un’iva per tutti i privati e una per le aziende direttamente dalle impostazioni / fatturazione elettronica.
Ancora una volta dalle impostazioni è possibile scegliere di avere i prezzi di queste voci (manodopera, chiamata e rimborso km) Ivate oppure Imponibile, questo perché dipende dal modo in cui siete abituati a lavorare e ai listini prezzi che date ai vostri tecnici. Per queste voci è inoltre possibile inserire uno sconto oppure un rincaro, utilizzando il giusto segno.
Le impostazioni permettono inoltre di scegliere un prezzo di chiamata / uscita differente tra privati e aziende e metterlo come default (la tipologia di cliente si imposta nell’anagrafica della scheda cliente).
Inoltre, è possibile far calcolare al gestionale il costo della manodopera in base al tecnico e alla durata dell’intervento attivando “calcola prezzo manodopera in automatico”.
Il prezzo del tecnico va inserito nelle configurazioni / tecnici nel campo apposito mentre l’opzione di calcolo automatico va configurata nelle impostazioni.
Sempre nelle impostazioni è possibile inserire anche il costo del rimborso km, una volta compilati nell’intervento i km percorsi in gestione farà il calcolo e la somma andrà a costruire il totale intervento.
In seguito, si possono inserire le informazioni riguardanti il pagamento. Consigliamo di sfruttare per esempio il check sul “pagato” perché tramite i report si può facilmente estrapolare l’elenco dei clienti che non hanno ancora pagato l’intervento oppure quelli che hanno scelto il metodo di pagamento bonifico per effettuare i vari controlli.
Impostazione dello stato "Intervento Concluso"
Di default viene impostato come concluso l’intervento ma spesso capita di dover ritornare presso il cliente per sostituire un pezzo che va prima ordinato oppure per mancanza di tempo perché necessarie più ore per completare il lavoro.
In questi casi basterà togliere la spunta e scegliere la motivazione. In automatico l’intervento verrà comunque registrato e viene creata una chiamata aperta che andrà gestita trasformandola in un appuntamento in agenda e poi in un nuovo intervento concluso. Questa funzionalità può essere utilizzata anche per ricordare all’amministrazione di fare per esempio la fattura per l’intervento (in tal caso poi la chiamata andrà direttamente conclusa e non pianificata in agenda come appuntamento).
Generazione della prossima Manutenzione
Il gestionale si occupa in autonomia, in base alla configurazione dell’apparecchio, di aggiornare la data di scadenza a seguito della manutenzione eseguita.
Può capitare che per qualche motivo si deve modificare manualmente la data che propone il sistema (magari il cliente chiede se per l’anno successivo può essere contattato in un altro mese): in questo caso può farlo direttamente il tecnico compilando il campo “prossima manutenzione”. Potrà inoltre impostare il “blocca data” cioè il fermare la data scelta come definitiva finché non verrà effettuata una nuova manutenzione.
Inserimento dei Dati-Extra (FGas, ecc.)
In “Dati extra” viene data la possibilità di compilare ulteriori documenti come:
- Elenco Operazioni Personalizzate
- Fgas
- Rapporto di Manutenzione Igienica
- RC UNI 10436:2019
- Verifica tenuta UNI 11137:2012
L’elenco delle operazioni personalizzate si può configurare dal menù di sinistra “Operazioni tecnico”. Si crea la lista, per esempio “manutenzione” e si scelgono le operazioni che sono indispensabili che il tecnico esegua e si può renderne la compilazione obbligatoria. Si può scegliere di visualizzare l’elenco da compilare solo per alcuni tipi di intervento, apparecchi oppure tecnici. Questo è utile per dare una check-list o lista di controllo al tecnico in modo che non si dimentichi di effettuare certe operazioni o che segnali esplicitamente cosa ha fatto e cosa no.
Gestione della Firma Elettronica e degli Allegati
Il rapportino può essere firmato digitalmente dal cliente al momento della compilazione. Sono disponibili due tipologie di firme:
- Firma semplice: è la firma copia / immagine. Non è necessario alcun hardware specifico, basta girare il tablet o smartphone al cliente che tramite dito o pennino procederà a disegnare la propria firma. Ha valore legale ma in caso di contenzioso è molto debole e sarà onere del giudice valutarne la bontà probatoria.
- Firma elettronica avanzata: avviene tramite l’invio al cliente di un sms con un link dal quale potrà procedere alla firma autonomamente dal proprio smartphone. Rispetto alla Firma semplice questa è più sicura a livello legale in caso di contenzioso. Ha la stessa efficacia probatoria della scrittura privata e assicura la validità giuridica del contratto, l’identità dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità del documento su cui è apposta.
Una volta compilato il tutto si può procedere all’aggiunta di file allegati (per esempio si possono caricare foto dell’intervento che rimangono memorizzate nel gestionale) e poi al salvataggio.
Scelta dei campi Personalizzabili
L’esperienza di compilazione del rapportino può essere completamente personalizzata. TermoGest permette infatti di poter impostare per i tecnici quali campi del rapportino visualizzare e soprattutto quali rendere obbligatori.
Spostiamoci quindi nel menù di sinistra in “Procedura guidata tecnico”. In alto si può scegliere il tecnico o i tecnici per i quali varrà la nuova configurazione, mentre in basso dalla tabellina, è possibile scegliere quali voci visualizzare durante la compilazione del rapportino e quali rendere obbligatori.
In questo modo renderai la compilazione del tecnico più semplice e personalizzata in base alle tue esigenze.
Stampa o invio del Rapportino
Una volta completata la redazione del rapportino questo viene salvato nello storico della scheda cliente nella sottosezione “interventi”.
Il rapportino può essere stampato oppure inviato al cliente via email.
Il documento è già disponibile nel gestionale e può essere personalizzato con l’inserimento del logo aziendale (bisogna caricarlo precedentemente su “Gestione Dati Aziendali” e sceglierne la dimensione). Se invece preferisci utilizzare un tuo rapportino puoi caricarlo direttamente dalle impostazioni. Il documento dovrà essere un pdf editabile e se non sai come fare puoi contattare la nostra assistenza.
Il rapportino può essere inviato anche tramite email, prima di tutto dovrai abilitare “invio email PDF” alla voce “Invio PDF Intervento / RCEE” delle Impostazioni. Il testo dell’email è quello che trovi sotto il template “Invio pdf rapportino di lavoro” e puoi personalizzarlo come preferisci. Attenzione: prima di inviare una qualsiasi email verifica di aver compilato come da istruzioni il campo “Mittente Email”.
Conclusioni
Grazie agli Interventi di TermoGest puoi gestire e concludere i rapportini sui lavori eseguiti, i ricambi utilizzati e altri dettagli utili direttamente dai clienti.
Tutti noteranno la professionalità del tuo tecnico e la segreteria vedrà i dati registrati nel gestionale in tempo reale, compresa la generazione della prossima scadenza per non dimenticarsi mai di tornare dal cliente.
Alessia Spadaccini
Per TermoGest Alessia gestisce il Web Marketing, collabora col team di Assistenza e gli Sviluppatori.