Sezione Manutenzioni
Tutorial Sezione Manutenzioni TermoGest
Le Manutenzioni di TermoGest si trovano come sezione nel menù sinistro del gestionale e sono fondamentali per i CAT che fanno assistenza e manutenzione agli impianti.
La gestione ottimale delle manutenzioni in scadenza ti aiuta a mantenere un rapporto di fiducia con i tuoi clienti e a non dimenticare i lavori da svolgere.
Tu che ti occupi di manutenzioni sai sicuramente quanto è importante avere la possibilità di recuperare un elenco di tutti i clienti che hanno uno o più apparecchi con manutenzioni periodiche in scadenza per pianificare per tempo e al meglio gli appuntamenti.
Ma prima di approfondire la ricerca delle manutenzioni devi capire come puoi configurare il promemoria della manutenzione di un apparecchio in TermoGest.
3 Ottobre 2023
Configurazione Apparecchi
La configurazione degli apparecchi va fatta dalla scheda cliente. Ogni apparecchio di uno stesso cliente ha una propria configurazione di scadenza che si può inserire in fase di creazione o successivamente.
Di default TermoGest propone la scadenza ogni 12 mesi per l’intervento di manutenzione ordinaria. Puoi ovviamente cambiare il numero di mesi e se non è presente alcuno storico manutenzioni il gestionale prenderà in considerazione la data di accensione… e se anche questa informazione non dovesse essere disponibile, utilizzerà l’informazione compilabile in “data inizio (se manca storico)”. Puoi eventualmente usare il campo “prossima manutenzione” per impostare già la data del prossimo promemoria che vuoi ricevere dal gestionale.
Questa scadenza è “dinamica” perché si genera automaticamente in base allo storico del cliente e quindi alle manutenzioni che vengono fatte e registrate su TermoGest.
Ogni volta che farai una manutenzione, il gestionale si preoccuperà di aggiornare la data per te aiutandoti nel tuo lavoro.
È disponibile anche il tipo di scadenza “ogni anno nel mese x” che richiede ovviamente l’impostazione del mese di riferimento. Al contrario della precedente tipologia, questa scadenza non guarda lo storico: infatti, se per esempio l’anno precedente sei andato a giugno ma qui hai impostato settembre, la scadenza verrà proposta sempre a settembre.
Inoltre, un’altra differenza importante è che questa viene generata ogni anno mentre la precedente, si blocca con l’ultima data calcolata se non fai più manutenzioni sull’apparecchio del cliente.
La scadenza “ogni 2 anni nel mese x” è identica alla precedente, con la differenza che viene generata ogni due anni.
Infine, la scadenza “dopo x mesi dall’accensione” è un tipo di scadenza che rispetto alle precedenti viene generata una sola volta per apparecchio.
Un breve suggerimento utile per ottimizzare il tuo lavoro con TermoGest: I campi “giorni preavviso” e “promemoria cliente” sono invece degli avvisi automatici al cliente per ricordargli che la manutenzione dell’apparecchio è in scadenza e che può contattarti per fissare un appuntamento.
Puoi automatizzare molto il tuo lavoro anche abilitando la gestione automatica degli avvisi in modo tale che il gestionale possa svolgere questo lavoro in autonomia, in base alle tue preferenze.
Esploriamo nel dettaglio la sezione delle Manutenzioni in questo articolo del blog con video YouTube.
Sezione Manutenzioni
La sezione Manutenzioni di TermoGest nasce per ricercare gli interventi di manutenzione da pianificare con lo scopo di organizzare l’attività lavorativa in maniera efficiente.
È composta da 3 parti:
- la tabella per effettuare le ricerche (in alto nella schermata della Sezione);
- la tabella che mostra i risultati oppure, in assenza di filtri, gli apparecchi prossimi alla scadenza;
- l’agenda tecnici con gli appuntamenti già pianificati (in basso nella schermata della Sezione).
La ricerca delle manutenzioni permette di scremare la lista delle manutenzioni grazie a molteplici filtri. Puoi anche scegliere di utilizzare più filtri contemporaneamente.
Una volta impostati i filtri necessari è sufficiente cliccare sul pulsante “Filtra” per ottenere i risultati. Vengono fornite varie informazioni utili alla pianificazione come la città, la zona se assegnata, l’indirizzo, il telefono, il tecnico che ha effettuato l’ultima manutenzione e la data.
La tabella viene ordinata in automatico per data di scadenza in ordine crescente, ma è possibile cliccare sulla colonna specifica per ottenere un ordinamento differente.
Inoltre, viene indicato se è stato già inviato un promemoria (email o SMS) al cliente. Il gestionale infatti permette da qui l’invio del promemoria manuale. Da questa tabella è possibile selezionare i clienti massivamente e inviare il messaggio.
Che sia automatico o manuale, l’informazione di invio viene memorizzata così è possibile tenere traccia visivamente dei clienti che sono stati informati ed eventualmente chiamare chi non ha ricevuto alcun promemoria.
Infine, puoi procedere al contatto con il cliente e quindi alla pianificazione in agenda cliccando su “programma” e posizionando il mouse nell’agenda tecnici. Scegli il tecnico e la giornata dell’appuntamento. In automatico TermoGest riporta le informazioni che conosce: tecnico, cliente, apparecchio e tipo di intervento. Aggiungi descrizione e note utili per il tecnico e dai la conferma.
Una volta inserito l’appuntamento, in alto apparirà l’avviso di scadenza nascosta per evitare errori. Quando l’appuntamento verrà concluso e la data di scadenza dell’apparecchio aggiornata automaticamente, sarà nuovamente possibile ritrovarla nell’apposita tabella.
Tra le azioni rapide della sezione Manutenzioni ci sono anche questi pulsanti:
- “già confermato” che nasconde momentaneamente la scadenza;
- “cambia scadenza” per modificare manualmente la data del promemoria;
- “nascondi per sempre” fa in modo che la scadenza di quell’apparecchio non risulti più in alcuna ricerca.
Conclusioni
Grazie alla sezione Manutenzioni di TermoGest puoi quindi velocizzare il lavoro delle segretarie e organizzare il lavoro periodico senza rischiare dimenticanze.
Non solo la tua agenda sarà gestita al meglio, ma farai anche un’ottima impressione ai tuoi clienti che saranno sicuramente felici di avere un servizio tecnico eccellente e i promemoria automatici che gli permettono di ricordare le proprie scadenze.
Alessia Spadaccini
Per TermoGest Alessia gestisce il Web Marketing, collabora col team di Assistenza e gli Sviluppatori.