Scheda Cliente (Condomini e Proprietari)
Tutorial Scheda Cliente (per Condomini e Proprietari)
La Scheda Cliente di TermoGest è pensata per essere l’identificativo di un impianto. Tutte le schede (anagrafiche) sono raggiungibili dal menù principale, sulla sinistra accedendo al gestionale.
In questo articolo capiamo insieme come gestire le anagrafiche al meglio, ponendo attenzione alle casistiche più comuni che si presentano ai CAT:
- gestione di un condominio
- organizzazione di un cliente proprietario di più locazioni
Tutti i Centri Assistenza hanno bisogno di gestire bene le schede clienti: è fondamentale avere tutte le informazioni memorizzate nel modo giusto per una gestione impeccabile e una consultazione veloce delle anagrafiche alla necessità.
15 Novembre 2023
Gestione delle Schede Condominio o Proprietario
È possibile gestire i Condomini o Proprietari in modo semplice ed ordinato per avere tutte le informazioni consultabili in ogni momento.
Per creare una scheda del Condominio da TermGest puoi procedere in due modi:
- Seleziona “Condomini / Proprietari” e poi l’apposito pulsante;
- Crea la scheda dalla sezione “Clienti” ricordando di spuntare il flag su “è condominio o proprietario”.
Compila quindi la scheda inserendo il nome del condominio, l’indirizzo e ulteriori dati importanti.
Esploriamo nel dettaglio la gestione delle Schede Cliente Condominio o Proprietario in questo articolo del blog con video YouTube.
Successivamente è necessario creare la scheda del primo inquilino, e dovrai procedere con la stessa operazione per tutti gli inquilini clienti, indicando qual è la scheda Condominio di riferimento dal menù a tendina.
In questo modo le schede saranno collegate tra loro e potrai facilmente raggrupparle per organizzare efficacemente il tuo calendario di manutenzioni.
Le puoi recuperare dal menù “Condomini / Proprietari” dove sono disponibili tutte le schede principali e la lista di quelle associate.
La gestione di un Proprietario che possiede più locazioni si fa nello stesso identico modo, quindi creando una scheda principale che sarà a nome del proprietario con inserito l’indirizzo della sua effettiva residenza (non dimenticare il flag su “è condominio o proprietario” se parti dalla sezione “Clienti”).
L’appuntamento in agenda andrà programmato inserendo il cliente effettivo (il condomino o l’inquilino) da cui si dovrà effettuare l’intervento.
Importante: nel caso tipico in cui ci sia un cambio di inquilino, non dovrai creare una nuova scheda cliente ma ti basterà semplicemente aggiornare il nominativo. Lo storico degli interventi rimarrà con la giusta intestazione (consigliamo inoltre di utilizzare le note della scheda cliente per inserire i vecchi dati dell’intestatario).
Fatturazione al Condominio o Proprietario
Utilizzare la fatturazione elettronica di TermoGest permette di fatturare direttamente l’intervento dopo che è stato svolto: i dati compilati, i ricambi utilizzati, la manodopera e il prezzo totale sono riportati in automatico in fattura, velocizzando il lavoro.
Un caso comune è quello in cui l’intervento dell’inquilino deve essere fatturato al proprietario. Per la gestione, è sufficiente impostare il flag su “Fatturare a Cond/Prop”.
Da questo momento in poi ogni fattura che farai partendo da un intervento sarà intestata direttamente al proprietario. Puoi inserire o rimuovere a piacimento questa impostazione, in base alle fatture da emettere.
Sede legale diversa dalla sede operativa
Un altro caso molto comune è quello in cui la sede legale del cliente non corrisponde con la sede operativa. Questo caso può essere trattato come i precedenti quindi creando due schede clienti collegate, oppure, se i dati della sede legale interessano solo dal punto di vista delle fatturazione, è possibile gestirla anche più semplicemente:
- Crea la scheda cliente che ha per indirizzo il luogo fisico dove effettivamente si trova l’impianto e poi procedi a compilare i campi “Mostra/Nascondi Dati per fatturazione”;
- Se compilati, questi campi sovrascrivono i dati della scheda cliente solo per la parte di fatturazione.
In questo modo tutte le fatture che verranno fatte su scheda cliente avranno l’intestazione scelta.
Rispetto al caso precedente, non è quindi possibile scegliere se utilizzare i dati della scheda cliente oppure quelli inseriti in “Mostra/nascondi dati per la fatturazione” perché verranno sempre utilizzati questi ultimi.
Conclusioni
Grazie alle Schede Cliente e alla Gestione Condominio / Proprietario puoi ottimizzare al massimo il tuo lavoro e la gestione del parco clienti, anche nei casi più complessi.
Inizia ora a migliorare la gestione del tuo Centro Assistenza con TermoGest: richiedi la Demo oppure contatta l’Assistenza.
Alessia Spadaccini
Per TermoGest Alessia gestisce il Web Marketing, collabora col team di Assistenza e gli Sviluppatori.