Promemoria Automatici (SMS ed Email)
Tutorial Promemoria Automatici (Email e SMS)
Sappiamo benissimo che i CAT hanno a che fare ogni giorno con moltissime persone diverse e il più delle volte, soprattutto negli ultimi tempi, pazienza e cortesia non sono sempre protagoniste…
È per evitare i problemi, ma soprattutto per fidelizzare i clienti, che ti suggeriamo di inviare i promemoria SMS ed Email tramite il gestionale TermoGest… in modo del tutto automatico dopo la prima configurazione!
In questo articolo spieghiamo come funzionano i promemoria e perché utilizzarli non solo come aiuto operativo per la segreteria, ma anche come strategia di marketing per creare con i clienti un rapporto con basi solide e duraturo nel tempo.
Per i CAT un modo per fidelizzare la clientela è sicuramente quello di ricordare la manutenzione periodica da fare oppure il giorno e orario preciso di un appuntamento già programmato.
Prima di vedere nel dettaglio come funzionano i promemoria su TermoGest approfondiamo come configurare nel modo corretto il gestionale.
5 Gennaio 2024
Configurazione invio SMS/Email
Puoi configurare gli invii dei promemoria dalle impostazioni del gestionale. Nella seconda tabella dedicata alle impostazioni aziendali devi scorrere fino alla sezione “Impostazione invio messaggi a clienti e tecnici”.
È Importante compilare correttamente i campi riguardanti il mittente SMS ed Email.
Esploriamo nel dettaglio la programmazione dei Promemoria Automatici Email o SMS in questo articolo del blog con video YouTube.
Nel caso dell’SMS hai due possibilità: inserire la ragione sociale oppure un numero di telefono. Nel secondo caso, se il cliente risponde riceverai il messaggio sul dispositivo dove hai inserito la SIM con quel numero di telefono.
Per quanto riguarda il mittente delle email, dopo aver inserito l’indirizzo esatto dovrai confermarlo tramite il link che arriverà sulla tua casella di posta elettronica. Attenzione: se non concludi questa procedura, non potranno essere inviate le email.
Essendo un servizio a consumo, per inviare SMS tramite il gestionale devi innanzitutto verificarne la disponibilità da “Info abbonamento”. Le email invece sono un servizio completamente gratuito.
TermoGest ti offre una serie di template di testi differenziati per canale di invio e tipologia di messaggio. Questi template sono tutti modificabili e i campi che vedi tra parentesi graffa sono voci dinamiche che cambiano in base al destinatario o al tipo del messaggio.
Se aggiungi del testo nei template SMS fai attenzione a non superare la soglia dei 160 caratteri totali per pagare un unico messaggio. Quando fai delle modifiche ai template ricordati di cliccare sull’apposito pulsante di ricalcolo per aggiornare il testo anche per i messaggi già in programmazione.
Puoi consultare e verificare tutte le comunicazioni (SMS ed email) già inviate tramite il gestionale o programmate per il futuro nella sezione “messaggi”, dove è disponibile anche lo stato di consegna.
Per quanto riguarda il contatto (telefono o email) che viene utilizzato come destinatario, devi invece spostarti nella scheda cliente: viene considerato come principale il primo contatto inserito (quindi se presenti due numeri di telefono, il predefinito sarà il primo), ma si può modificare la preferenza indicandola nella voce “contatti”.
Promemoria Manutenzione
Per la continuità nel lavoro e per farsi ricordare dalle persone con un contatto prolungato nel tempo, è importante avere un servizio che ricordi alla clientela di effettuare la manutenzione periodica dei propri impianti. Ti assicuro che il cliente sarà molto più felice di avere sempre te come manutentore di fiducia e non si rivolgerà alla concorrenza.
TermoGest permette di svolgere questa attività secondo due modalità:
- automatica
- manuale
Con la modalità automatica è il gestionale che si occupa di inviare il promemoria al cliente per ricordare la manutenzione in completa autonomia sulla base di tue impostazioni predefinite. In base alla configurazione della scadenza dell’apparecchio (di solito quindi di anno in anno) TermoGest invierà il promemoria. Ogni volta che verrà effettuata una manutenzione il gestionale si occuperà di calcolare la nuova data di scadenza e di programmare già la comunicazione per la scadenza successiva del cliente.
Questo tipo di promemoria va prima di tutto configurato nelle impostazioni alla Sezione “Promemoria Scadenze Manutenzioni – Configurazione Predefinita”, qui puoi abilitare l’invio del promemoria indicando quanti devono essere i giorni di preavviso rispetto alla scadenza e il testo del messaggio (di default è già impostato il template “Memo Manutenzione”),
Ogni volta che crei un apparecchio, viene presa la configurazione che hai impostato ma puoi sempre scegliere di non abilitare l’invio, di cambiare i giorni di preavviso oppure il tipo di messaggio (solo SMS, solo email o entrambi).
Attenzione: se hai già diversi apparecchi inseriti dovrai aggiornare su ognuno la configurazione del promemoria! Nel caso in cui siano molti, scrivi alla nostra assistenza per essere aiutato tramite una modifica massiva.
La modalità manuale invece si svolge all’interno della sezione Manutenzioni scegliendo a quali clienti mandare massivamente il promemoria.
Dopo aver impostato i giusti filtri in base alle tue esigenze e ottenuta la lista dei clienti desiderata, devi selezionare quelli che interessano oppure direttamente “tutti” (quelli presenti in pagina) e procedere con l’invio di SMS od email. Una volta fatto, nella tabellina riepilogativa puoi vedere l’effettivo invio svolto.
Promemoria Appuntamento
Per rendere felice il cliente, evitare incomprensioni e annullamenti dell’ultimo minuto con conseguente costo o danno per il Centro Assistenza, è bene anche ricordare un appuntamento già fissato tramite promemoria.
Anche in questo caso devi abilitare la funzionalità in TermoGest, quindi nelle Impostazioni seleziona “Abilita promemoria per cliente”. Puoi già pre-impostare se i tuoi promemoria saranno solo SMS, email o entrambi oltre al preavviso di invio.
La programmazione e conferma di invio si effettua direttamente nel momento in cui si crea un appuntamento in agenda: dopo aver specificato il cliente la parte dei promemoria apparirà già configurata; puoi quindi dare la conferma oppure modificare.
Per esempio per un cliente particolare vuoi inviare il promemoria con qualche ora di anticipo invece di un giorno prima, puoi farlo modificandolo dall’appuntamento. Una volta data conferma viene programmato e lo puoi vedere verificando l’impostazione in agenda.
Conclusioni
Grazie ai Promemoria SMS ed Email di TermoGest puoi sorprendere e aiutare i tuoi clienti (in modo del tutto automatico, se lo desideri). Tutti noteranno la proattività del tuo Centro Assistenza e la cura del servizio, torneranno da te e ne saranno felici.
Inizia ora a migliorare la gestione del tuo Centro Assistenza con TermoGest: richiedi la Demo oppure contatta l’Assistenza.
Alessia Spadaccini
Per TermoGest Alessia gestisce il Web Marketing, collabora col team di Assistenza e gli Sviluppatori.